Quote – tai dirbtinio intelekto programa, kuri sąskaitas faktūras, kvitus ir kitus pirkimo dokumentus paverčia struktūruotais duomenimis, paruoštais importui į apskaitos sistemą. Šiame straipsnyje – visos programos funkcijos vienoje vietoje, kad žinotumėte, ko iš jos tikėtis.
Be registracijos: viena sąskaita per kelias sekundes
Pačią technologiją galite išbandyti quote.lt svetainėje be jokios paskyros. Įkeliate vieną sąskaitą (PDF, PNG arba JPG iki 10 MB) ir iš karto gaunate jos duomenis. Sistema atpažįsta tiekėją ir pirkėją, datas, prekių eilutes, kiekius, kainas ir PVM tarifus, patikrina, ar sumos sutampa, o rezultatą leidžia atsisiųsti trimis formatais:
- i.SAF XML – pateikimui VMI;
- Excel – registrui ar tolesnei analizei;
- e. sąskaita (E-Invoice 1.1) – importui į apskaitos programas.
Vienintelis ribojimas – viena sąskaita per kartą. Visos kitos funkcijos atsiveria prisijungus prie app.quote.lt.
Trys būdai pateikti dokumentus
Registruoti naudotojai dokumentus gali pateikti taip, kaip jiems patogiausia:
- Įkelti programoje – po vieną arba iš karto daug failų. Jei viename PDF faile yra kelios sąskaitos, programa jas atskiria automatiškai.
- Persiųsti el. paštu – tiekėjų sąskaitas tiesiog peradresuojate adresu ocr@quote.lt.
- Įmesti į Google Drive aplanką – per QuoteDrive, kai kiekviena sąskaita gauna savo Google Sheets lentelę, o bendras registras pildosi pats. Apie tai plačiau rašėme atskirame straipsnyje.
Kokius dokumentus programa skaito
Ne tik sąskaitas faktūras. Quote apdoroja kreditines sąskaitas, kasos kvitus, kortelių čekius, banko išrašus ir važtaraščius. Tai svarbu, nes realiame pirkimų sraute šie dokumentai maišosi, o juos tenka suvesti į tą pačią apskaitą.
Tikrinimas, kurio nereikia daryti rankomis
- Sumų ir PVM kontrolė – programa patikrina, ar eilučių sumos, PVM ir bendra suma sutampa.
- Dublikatų aptikimas – ta pati sąskaita, įkelta antrą kartą, bus pažymėta.
- Kvitų sutapdinimas su banko išrašu – kortelės čekis susiejamas su atitinkama banko operacija.
- Valiutų konvertavimas – užsienio valiutos sumos perskaičiuojamos tuo kursu, kurį pritaikė bankas, o ne dienos vidurkiu.
- Automatinis sąskaitų kodų priskyrimas – pagal jūsų taisykles ir klasifikatorius programa pati parenka buhalterinės apskaitos sąskaitą.
Buhalterinėms įmonėms: kelios įmonės vienoje paskyroje
Dokumentai automatiškai priskiriami klientų įmonėms pagal pirkėjo rekvizitus, o kiekviena įmonė turi savo nustatymus. Į paskyrą galima pakviesti kolegas ir priskirti jiems roles, o naudojimas ir sąskaitos už paslaugą matomi vienoje vietoje.
Prekybos ir gamybos įmonėms
Čia Quote daro daugiau nei įprastas OCR. Sąskaitų eilutės sutapdinamos su važtaraščiais, pirkimo užsakymais ir gamybos užsakymais, todėl iš karto matote, kas užsakyta, kas gauta ir ar kainos atitinka užsakymą. Eilutės papildomos partijos ar serijos numeriais, galiojimo datomis ir prekių kategorijomis. Tiekėjo pakuotės perskaičiuojamos į jūsų matavimo vienetus (pavyzdžiui, dėžės į vienetus arba kaina už 100 į vieneto kainą), o tiekėjo kodai, vidiniai kodai ir EAN brūkšniniai kodai sutapdinami su jūsų prekių katalogu.
Eksportas į apskaitos programas
Apdoroti duomenys nelieka programoje – jie keliauja ten, kur vedate apskaitą:
- importo failai programoms Rivilė, Centas, SitePro, Būtent, Euroskaita ir BSS;
- i.SAF failas VMI;
- registrai Google Sheets arba Excel formatu.
Kaina
Mokama tik už nuskaitytus puslapius – 0,08 € už puslapį, be mėnesinio mokesčio. Jei mėnesį sąskaitų nebuvo, nemokate nieko.
Pradėti galima dviem būdais: išbandyti vieną sąskaitą quote.lt svetainėje arba susikurti paskyrą app.quote.lt. Išsamus naudotojo vadovas – quote.lt/user-guide.