Daugelyje įmonių sąskaitos faktūros ir kvitai vis dar keliauja taip: nuotrauka telefone, PDF el. pašte, popierius ant stalo, o tada – rankinis perrašymas į apskaitos sistemą. QuoteDrive šį kelią sutrumpina iki vieno veiksmo: dokumentą įmetate į Google Drive aplanką, o visa kita įvyksta fone.
Kaip tai veikia
QuoteDrive neturi atskiros programos, kurią reikėtų diegti ar mokytis. Prisijungiate su Google paskyra, ir jūsų Google Drive atsiranda QuoteDrive aplankas. Toliau viskas vyksta įprastoje aplinkoje:
- Įmetate dokumentus – į aplanką per kompiuterį arba nufotografuojate telefonu su Google Drive programėle. Sąskaitas galima ir tiesiog persiųsti el. paštu.
- QuoteDrive perskaito ir patikrina – atpažįsta tiekėją ir pirkėją, datas, eilutes, kiekius, kainas ir PVM tarifus, patikrina, ar sumos sutampa.
- Rezultatas – Google Sheets – kiekviena sąskaita gauna savo lentelę su detalėmis, o bendrame registre matote visus dokumentus. Lentelės yra įprasti Google Sheets failai, kuriais galite pasidalyti su buhalteriu be jokio eksportavimo.
Dokumentų, kurių sistema nesugebėjo apdoroti, ji neslepia – jie pažymimi atskirame „Issues“ lape, kad žinotumėte, ką peržiūrėti rankiniu būdu.
Sąskaitų faktūrų OCR
Sąskaitų faktūrų OCR veikia su PDF failais, skenuotais dokumentais, nuotraukomis ir net Excel ar Word failais. Tai ta pati dirbtinio intelekto technologija, kurią naudoja Quote – ji ne tik „nuskaito raides“, bet ir supranta dokumento struktūrą: kur tiekėjas, kur suma be PVM, kur atskiros prekių eilutės. Todėl duomenys į lentelę patenka jau sutvarkyti, o ne kaip vientisas tekstas.
Kvitų OCR
Kvitai – atskira galvos skausmo rūšis: maži, susiglamžę, dažnai nufotografuoti prastoje šviesoje. Kvitų OCR QuoteDrive sistemoje sprendžia ir praktinę problemą: jei vienu PDF failu nuskenavote visą pluoštą kvitų, sistema juos atskiria ir perskaito po vieną. Pasikartojančius kvitus ji pažymi, tad tas pats pirkinys į apskaitą nepateks du kartus.
Failų rūšiavimas ir archyvas
Nuskaityti dokumentai nelieka gulėti ten, kur juos įmetėte. Failų rūšiavimas vyksta automatiškai: perskaitytas failas perkeliamas į archyvo aplanką ir surūšiuojamas pagal mėnesį, todėl jis nebus apdorotas antrą kartą, o įvesties aplankas visada lieka tuščias ir aiškus. Originalai išsaugomi jūsų pačių Google Drive – QuoteDrive mato tik savo aplanką, o ne visą jūsų diską.
Kiek tai kainuoja
- Mokate tik už apdorotus dokumentus – vidutiniškai 0,08 € už sąskaitą (be PVM).
- Išankstiniai kreditai, kuriuos papildote, kai norite; jokios sutarties ir jokio įdiegimo mokesčio.
- Kiekvieną mėnesį gaunate nemokamų kreditų, kad galėtumėte išbandyti.
- Galite sustoti bet kada – aplankai ir lentelės lieka jūsų Google Drive.
Duomenys saugomi ES (Frankfurte), paslauga sukurta laikantis BDAR reikalavimų, mokėjimus apdoroja „Stripe“.
Kam tai labiausiai tinka
Mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios per mėnesį gauna dešimtis ar šimtus sąskaitų ir kvitų, bet neturi atskiro žmogaus jų suvedimui. Taip pat buhalterinėms įmonėms, aptarnaujančioms daug klientų: kiekvienam klientui – savo aplankas, o visi duomenys jau lentelėse.
Jei norite pamatyti, kaip tai atrodytų jūsų įmonėje, pradėkite nuo drive.quote.lt – prisijungimas su Google užtrunka minutę, o pirmieji kreditai yra nemokami.